甘肃省公共资源交易平台交易 电子档案管理办法（试行） 第一章 第一条 总 则 为规范公共资源交易平台交易电子档案收集、 整理和利用，确保档案的真实性、准确性、完整性和可用性， 根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国招标投标 法》《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国电子 签名法》《中华人民共和国招标投标法实施条例》《中华人 民共和国政府采购法实施条例》等法律法规以及《电子文件 归档与电子档案管理规范》《电子档案管理系统通用功能要 求》等国家标准，结合我省实际，制定本办法。 第二条 全省公共资源交易目录内进入公共资源交易 平台交易的项目，其交易活动全过程产生的电子档案管理适 用本办法。 第三条 本办法所称公共资源交易平台交易电子档案 （以下简称电子档案），是指在公共资源交易平台进行的交 易活动中产生的符合国家法律法规规定的原件形式，采用国 家标准的电子文件保存格式存储、按照一定顺序编排、内容 完整准确，能够记录交易各环节真实情况，具有凭证、查考 和保存价值的电子文件及其元数据。 电子文件，是指在公共资源交易活动中，通过计算机系 统等电子设备形成的文字、图表、图像、音频、视频等信息， 以数据电文形式存储于磁盘、网盘等载体，依赖计算机系统 等电子设备阅读、处理、存取并可在通信网络上传输的，不 涉及国家安全、国家秘密的文件。 元数据，是指描述电子文件的背景、内容、结构及其管 理过程的数据，可有效反映电子文件的质量、状况和其他特 征，保障电子文件的证据特性，便于对电子文件进行理解、 管理、交换和利用。 第四条 电子档案除法律法规规定不适用的情形外，与 对应的纸质档案具有同等效力。不能通过数据共享等方式在 线归集的纸质档案，应当扫描后形成数字副本进行归档。 第五条 电子档案管理工作应当遵循全程管理、标准规 范、便于利用和安全保密的基本原则，维护档案的真实、完 整、可用与安全。 第六条 省发展改革委与省公共资源交易中心负责全 省电子档案工作的指导协调。 各级公共资源交易中心负责本级电子档案的收集、归档、 利用，以及本级电子档案管理系统的建设、管理、运维工作。 公共资源交易平台电子系统服务机构，应当如实采集和 记录自身运行维护的平台电子系统在交易服务活动中产生 的各类电子数据，并按电子档案数据标准向所服务的公共资 源交易平台全量迁移。要及时处理因电子系统运行、数据传 输交换等技术故障导致的各类电子档案管理问题。 第二章 第七条 电子档案的形成和范围 电子档案管理系统在交易活动中，以项目为单 位，按照“一项一档”要求，在线自动收集各类电子系统产生 的电子文件及数据资料，并在项目中标（成交）通知书发出 后 40 日内自动生成电子档案，统一编号归档。 电子档案管理系统应当为公共资源交易平台各类电子 系统提供标准统一的接口或通道，用于接收公共资源交易各 环节产生的电子档案。 第八条 电子档案管理系统应当具备但不限于以下功 能： （一）系统配置管理功能，包括档号规则管理、保管期 限表管理、元数据方案管理等。 （二）归档管理功能，包括电子档案及其元数据采集、 检测鉴定、编目、存储、利用、统计、备份、移交、报表管 理、销毁等。 （三）安全管理功能，包括防篡改、身份识别、权限分 配、攻击防护、事件预警报告等。 （四）纸质档案数字化管理功能，包括纸质档案数字化， 以及对纸质档案数字副本实现自动编目、排序、归档等。 第九条 电子档案包括但不限于以下内容： （一）项目交易受理文件及数据资料； （二）资格预审公告、招标公告、投标邀请书及数据资 料； （三）资格预审文件、招标文件、澄清或者修改文件及 数据资料； （四）资格预审申请文件、投标文件、澄清或者说明文 件及数据资料； （五）资格预审申请文件提交记录、开标记录及数据资 料； （六）资格预审申请文件的审查过程文件、评标（评审） 过程文件及数据资料； （七）资格预审结果通知书、中标候选人公示、中标（成 交）结果公示（公告）及数据资料； （八）中标（成交）通知书及数据资料； （九）交易现场见证文件及数据资料、音视频资料； （十）法律法规规定的其他文件及数据资料。 采用非招标方式项目电子档案的归档范围，法律法规有 规定的从其规定；无法律法规规定但行政监督部门有要求的 从其要求；无法律法规规定、无行政监督部门要求的可遵循 行业惯例或参照本条规定执行。 第十条 电子档案管理系统按照“全宗号—档案类别代 码—项目分类类目代码·年度—保管期限—项目编号”的编码 规则编制档号，作为电子档案的唯一标识。 电子档案所含电子文件，应当按照交易环节顺序在归档 明细表最低一级类目内以件为单位编目，并通过件号与文件 目录、交易行为、处理时间等元数据进行关联。 第十一条 电子档案管理系统在档案归档完成后，以“档 号—项目名称”方式自动生成电子档案名称，并为电子档案加 盖能够标识所在公共资源交易平台身份的档案证明电子专 用章。 第十二条 电子档案管理系统对所归集电子文件自动 进行检测和鉴定。对检测鉴定发现归集错漏的电子档案，应 当及时进行追溯、补正，无法补正的应在电子档案管理系统 中注明原因。 第三章 第十三条 电子档案的存储和保管 电子档案应当采取在线或离线存储的方式 进行存储，经电子档案管理系统检测鉴定的真实、准确、完 整和可用的电子档案，公共资源交易平台可以不保存对应的 纸质档案。离线存储应当以单个项目电子档案为存储单元， 选用耐久性较好的载体，储存于防外磁场干扰、防高温潮湿、 防尘、防光环境。保存载体和装具上应制作标签，注明电子 档案名称、保管期限、归档日期等。 第十四条 电子档案及其元数据、电子档案管理系统及 其配置数据、日志数据等应当实施近线、离线备份，有条件 的可以异地容灾备份。 电子档案每年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于 10%，对发现的问题要及时采取相应措施解决。 第十五条 电子档案系统应部署独立的电子档案格式 转换工具，具备电子档案批量格式转换功能，对不符合国家、 行业相关标准的拟归档电子文件，以后台运行方式，自动转 换成符合国家、行业相关标准的电子档案文件格式。其中， 文本类电子文件一般选择 PDF 格式存储，图形类电子文件一 般选择 PDF、JPG 格式存储，图像类电子文件一般选择 PDF、 JPG、Tiff 格式存储，音频类电子文件一般选择 MP3 格式存 储，视频类电子文件一般选择 MP4 格式存储，相应元数据一 般选择 XML 格式存储。 第十六条 电子档案应当在相关软硬件系统更新和文 件格式淘汰前，对电子文件格式进行转换，必要时可在确保 数据安全的情况下进行迁移，并保证转换或迁移后与新系统 兼容良好。 第十七条 电子档案保管期限应当根据有关法律、法规 和政策文件规定执行。 第四章 第十八条 电子档案的利用、移交和销毁 有关单位、个人因科学研究等工作需要查阅 电子档案的，应当参照《中华人民共和国政府信息公开条例》 等法律法规规定向保管该档案的公共资源交易中心办理查 阅申请。 第十九条 电子档案原则上不得复制。纪委监委、法院、 检察院、公安机关、行政监督及审计等部门，因查办案件、 处理投诉举报、履行审计工作职责等原因需复制电子档案的， 保管该档案的公共资源交易中心收到档案复制函后，应当依 法依归提供。复制的电子档案必须添加能够标明来源和防止 不按规定用途使用的水印。 第二十条 任何可以接触到电子档案的单位和个人，应 当严格遵守国家有关档案工作的法律法规规定，不得擅自公 开电子档案信息，也不得将电子档案信息用于任何商业目的。 第二十一条 对有关法律法规规定需要公开的电子档 案信息，按照规定要求在本级公共资源交易平台电子服务系 统向社会公开。 各级公共资源交易中心应当按照国家有关规定向档案 馆移交电子档案，移交工作按照《电子档案移交与接收办法》 等规定执行。 第二十二条 电子档案的销毁应参照国家关于档案销 毁的有关规定与程序执行。销毁电子档案，应从在线存储设 备、容灾备份系统中彻底删除应销毁电子档案，电子档案管 理系统应在管理过程元数据、日志中自动记录鉴定、销毁活 动，将被销毁电子档案的元数据移入销毁数据库。应销毁电 子档案的离线存储介质，应对其实施破坏性销毁。实施销毁 前，应对备份的其他电子档案进行离线存储介质的转换。 第五章 第二十三条 附 则 非本省公共资源交易目录内交易项目的 电子档案可参照本办法进行管理。法律法规另有规定的，从 其规定。 第二十四条 本办法第六条第三款所称公共资源交易 平台电子系统服务机构，包括但不限于公共资源交易平台软 件开发商、系统维护商、网络传输服务商、网络安全服务商、 设备服务商等。 第二十五条 本办法第十条档号编制规则中全宗号为 档案馆分配公共资源交易中心编号；档案类别代码为 JY；项 目分类类目代码同《公共资源交易平台系统数据规范（V2.0）》 “5.5. 3 公共资源交易信息分类类目表”代码；年度为电子档 案的形成年度，项目编号为公共资源交易中心受理环节赋予 项目的进场交易编码。 第二十六条 根据目前纳入全省公共资源交易平台的 项目类别，本办法制定了工程建设项目、工程建设项目（采 用资格预审办法）、政府采购项目、矿业权出（转）让招标 项目、矿业权出（转）让挂牌（拍卖）项目、国有产权交易 项目、土地使用权出让项目等 7 类交易电子档案归档明细表 （见附件）。后续将根据公共资源交易“应进必进”推进情况， 实时增加交易电子档案归档明细表。 第二十七条 本办法自印发之日起施行。 附表：1.工程建设项目交易电子档案归档明细表 2.工程建设项目（采用资格预审办法）交易电子 档案归档明细表 3.政府采购项目交易电子档案归档明细表 4.矿业权出（转）让招标项目交易电子档案归档 明细表 5.矿业权出（转）让挂牌（拍卖）项目交易电子 档案归档明细表 6.国有产权交易项目交易电子档案归档明细表 7.土地使用权出让项目交易电子档案归档明细表 附表 1 工程建设项目交易电子档案归档明细表 序号 一级目录 二级目录 三级目录 采集数据 是否必 备注 形式 选 项目信息数据 数据表 是 2 标段信息数据 数据表 是 3 立项批复/会议纪 附件 是 根据实际情况任选其一 附件 否 如代理机构委托协议、资 1 项目文件 要/相关证明文件 4 其他附件 金证明、委托代理合同、 初步设计、施工图审查、 建设工程规划许可证、招 标申请备案表、会议纪要、 相关证明文件等 5 交易文件 招标环节 招标文件数据 6 招标文件 7 招标公告数据 8 招标公告 数